Создайте блестящую интрасеть SharePoint

1. SharePoint здесь, это понятно, привыкните к нему Microsoft SharePoint - это платформа для создания...
2. Советы для победителей дизайнерских команд
3. SharePoint не под ключ
4. Интранет SharePoint нуждается в планировании, проектировании, исследованиях и разработке
5. Привлекайте UX дизайнеров, которые знают SharePoint
6. Позвольте больше времени, если вы используете версию SharePoint, которая является новой для ваших разработчиков
7. Найти симпатико SharePoint консультантов
8. Разместите возможности моего сайта перед пользователями
9. Планирование инфраструктуры для функций, которые могут быть включены
10. Организация и управление пространствами для совместной работы
11. Индивидуальный внешний вид требует некоторых усилий
12. Мало ролей
13. Планирование обучения пользователей
14. У магазинов Microsoft может быть преимущество
15. Учиться у других
16. Заключение

SharePoint здесь, это понятно, привыкните к нему

Microsoft SharePoint - это платформа для создания интрасетей. Он включает в себя множество полезных функций, таких как: поиск, CMS, новости, каталог сотрудников, персонализация, пространства совместной работы команды, блоги, вики и новости.

Некоторые интрасети Microsoft SharePoint - не что иное, как чудо - они богаты функциями, которые поддерживают бизнес и привлекают сотрудников, основаны на предсказуемой навигации, поддерживаются интеллектуальным поиском, а также макетами страниц, которые заставляют сотрудников сканировать весь контент. Но так было не всегда.

В 2001 году, когда мы провели наш первый независимое UX исследование интранета и написал наш первый ежегодный Интранет Дизайн SharePoint столкнулся с проблемами, связанными с новым продуктом: ему нужно было объяснить: интранет портал «Рынок (ИТ-специалисты, отдел кадров, отделы корпоративных коммуникаций, отдел закупок и, что не менее важно, технический директор) - что такое глобальная интрасеть и почему это важно. Как только это препятствие было устранено, продукт столкнулся с обычными проблемами, связанными с программным обеспечением предприятия. У SharePoint были конкуренты, такие как Plumtree, Epicentric и Oracle. Plumtree и Epicentric вышли из бизнеса. Два других (SharePoint и Oracle) выжили, поддержанные гигантскими теплыми банкроллами их крупных компаний. Хотя SharePoint жил, он, казалось, долгое время оставался заброшенным ребенком от Microsoft. Клиенты тогда были потеряны. Многие интрасети, основанные на зарождающейся SharePoint, были спроектированы благонамеренными ИТ-специалистами, которые понятия не имели, во что они ввязались. (Я использую слово «разработан» очень щедро, так как они обычно устанавливались и настраивались как раз для того, чтобы едва функционировать, а затем отправлялись на произвол судьбы).

Но времена изменились. Нравится вам это или нет, но SharePoint укрепил свои позиции на рынке интрасетей и вряд ли уйдет или выйдет из него в ближайшее время. Доказательства включают в себя:

• Сильное внедрение на рынок: Radicati Group's 2015 " Анализ рынка Microsoft SharePoint, 2015-2019 В отчете утверждается, что «Microsoft SharePoint продолжает активно завоевывать рынок во всех направлениях и, согласно прогнозам, будет расти со среднегодовым темпом роста в 20% в течение следующих четырех лет».
• Наш первый ежегодный победитель Intranet Design, использующий SharePoint, METRO Group, не появлялся до 2006 и был единственным SharePoint победитель в этом году , И наоборот, 9 из 10 2016 победители использовать SharePoint.
• Большое сообщество разработчиков: около 10 тысяч членов Сообщество SharePoint на момент написания этой статьи.
• Дизайнерские агентства. Множество дизайнерских агентств специально рекламируют опыт проектирования и разработки SharePoint UX. Один каталог, TopSharePoint.com , в одиночку перечисляет более 5К из них.
• Рынок сопутствующих товаров: компании инвестируют и выпускают сторонние решения (такие как Unily ), которые находятся на вершине SharePoint (а иногда и на Office 365) и обеспечивают преимущество при разработке внутренней сети.

Отличный дизайн SharePoint

Успешные интранет-команды используйте готовые предложения SharePoint как преимущество, а не конец, и растягивайте и совершенствуйте технологию, чтобы соответствовать форме своей организации. Например, NAV CANADA создала одну из выигрышных интрасетей на основе SharePoint, представленных в нашем Интранет Дизайн Годовой 2016 , Одна только домашняя страница этой интрасети содержит много полезных атрибутов, в том числе:

• Визуально приятный, фирменный дизайн
• Простая навигация, которую легко идентифицировать благодаря своему расположению и использованию цвета фона
• Повышенная видимость часто используемых приложений, страниц и сайтов
• Карусель с акциями, объявлениями и другими интересными историями
• Широкий, толстый нижний колонтитул в нижней части, который повторяет глобальные темы навигации и перечисляет те же ссылки, которые появляются в мегаменю
• Множество полезных функций, связанных с контентом, таких как основные моменты проекта, чтобы сотрудники знали о ключевых проектах и ​​целях; и основные моменты для сотрудников, посвященные продвижению инициатив или мероприятий, непосредственно связанных с жизнью сотрудников в NAV CANADA

наш Лучшие интрасети SharePoint В отчете содержатся дополнительные рекомендации для SharePoint и подробные примеры из интрасетей SharePoint. Примеры успешных исследований SharePoint этого года подробно представлены в Ежегодный Интранет Дизайн 2016 ,

Советы для победителей дизайнерских команд

Если вы работаете в интрасети, вы либо уже работаете с SharePoint, либо, по крайней мере, подумаете об этом в какой-то момент. Посоветуйтесь с лучшими из лучших групп, работающих с интрасетями SharePoint.

SharePoint не под ключ

Простая установка SharePoint - это только начало. Чтобы иметь хороший интранет, вам все равно понадобится UX-дизайн и разработка.

Без сомнения, вы слышали несколько ужасных историй о SharePoint и, возможно, рассказали несколько своих собственных. Существуют различные причины плохого опыта, но большинство из них основано на ложном убеждении, что SharePoint - волшебный гений в облаке, чудо-программное обеспечение, которое устраняет все сбои в работе интрасети после его установки. Существуют общие причины этого убеждения, и осознание того, что вы отрицаете, является первым шагом в решении проблемы. Не попадайте в одну из этих ловушек:

• Не обманывайтесь и не обманывайте себя в том, что установленное - это хорошо.
• Не будь слишком обнадеживающим и слушай только то, что хочешь услышать.
• Не будь поверхностным в своих исследованиях.
• Не думайте, что SharePoint поможет создать интрасеть за нереально короткий промежуток времени, несмотря на тривиальный бюджет, или с помощью слишком маленькой и плохо оснащенной команды.

Интранет SharePoint нуждается в планировании, проектировании, исследованиях и разработке

Команды-победители следуют множеству различных стратегий проектирования для своих интрасетей SharePoint. Некоторые общие черты включают следующее:

• Бизнес-анализ: рассмотрите корпоративные цели и то, как интранет поможет их достичь, и превратите их в функциональные требования.
• Возможное управление организационными изменениями
• Content-миграция стратегия
• Стратегия управления и управления контентом
• Планирование ИА и навигационный дизайн для глобальная навигация и нижний колонтитул
  Одна из самых больших ошибок - предположить, что глобальная навигация по умолчанию в SharePoint будет поддерживать ваш IA. Глобальная навигация по умолчанию не предлагает полезную, полезную структуру контента для вашего конкретного контента. Это должно быть исследовано, определено, изучено и уточнено.
• UX дизайн и исследование юзабилити поэтому дизайн может повторяться, пока он не будет хорошо работать для сотрудников
• Стратегия продвижения, поддержки и обучения

Привлекайте UX дизайнеров, которые знают SharePoint

Ваш разработчик SharePoint может или не может быть хорошим дизайнером UX. Так что вам нужны дизайнеры UX. В идеале они должны иметь представление о возможностях SharePoint. Эти эксперты должны предложить креативный вклад, разумный в рамках ограничений SharePoint. Не ограничивайте первоначальный мозговой штурм и идеи, но будьте реалистичны, так как планы UX начинают склеиваться и становятся требованиями.

Позвольте больше времени, если вы используете версию SharePoint, которая является новой для ваших разработчиков

Прежде всего, разработчики SharePoint должны знать платформу и хорошо ее знать. Когда вы используете новую версию SharePoint (или новую для разработчиков), разработка может оказаться более сложной, чем предполагалось. В этих случаях сборки и прототипы могут задержать весь проект. Даже некоторые общие действия, такие как реализация многоязычной поддержки и перенос существующего контента, иногда могут быть очень сложными. Например, некоторые команды-победители столкнулись с трудностями при поиске инструмента, гарантирующего безопасную миграцию данных (включая разрешения, изменения документов, отметки даты и т. Д.). Им нужно было нанять внешние ресурсы для помощи команде внутренней миграции.

Выделите дополнительное время и обучение для икоты разработки, особенно если вы используете версию SharePoint, незнакомую вашим разработчикам.

Найти симпатико SharePoint консультантов

Крайне важно, чтобы разработчики и дизайнеры SharePoint могли хорошо работать с остальной частью интрасети. Эксперты SharePoint становятся основной частью команды и часто принимают многие важные решения. Большинство команд-победителей называют экспертов SharePoint своим «партнером SharePoint». Термин «партнер» может быть просто умным маркетингом со стороны Microsoft или консультанта. Но я думаю, что это связано с объединением и совместной работой над долгосрочным, масштабным проектом. Создание интрасети сродни производству бродвейских шоу или возведению вантового моста. Члены команды учатся хорошо общаться, они полагаются друг на друга, и все в команде важны. В конце концов, они объединились, создали нечто важное, чем они гордятся, достигли целей, и, хотя они могут быть счастливы, когда запуск, наконец, завершен, его завершение горько-сладкое.

Тщательно опросите консультантов и штатных сотрудников SharePoint, чтобы вы могли некоторое время эффективно и комфортно работать вместе.

Разместите возможности моего сайта перед пользователями

Без какой-либо помощи или рекламы сотрудники часто будут игнорировать возможности Моего сайта (такие как управление вашими документами, задачами, ссылками, календарем, коллегами и другой личной информацией; делиться своими знаниями и опытом, текущими проектами и отношениями с коллегами; получать целевые ориентиры; информация от поставщиков контента, основанная на информации, которую вы и ваша организация предоставляете в своем профиле (например, название) в SharePoint. В лучшем случае они могут использовать минимальные функции - в основном относятся к личному сайту как к личному диску. Такое неоптимальное использование является неудачным, потому что Мой сайт может быть мощным инструментом, который позволяет сотрудникам лучше контролировать контент. Чтобы убедиться, что пользователи воспользовались преимуществами Моего сайта, победившие дизайны делают следующее, чтобы этого не происходило:

• Предположим, что пользователи никогда не изменят настройки по умолчанию набор компонентов, которые они увидят, и выберите набор по умолчанию соответственно.
• Упростите навигацию « Мой сайт из коробки», которая может сбивать пользователей с толку.
• Рекламируйте Мой сайт в интрасети, через глобальные навигационные меню, на главной странице и на других связанных страницах. В результате сотрудники могут воспользоваться новостными лентами, сайтами, задачами, приложениями и другими функциями, которые поставляются с Моим сайтом . (Возможно, наиболее полезным является пользовательский компонент « Мои подписки» . Более широкое использование этой функции помогает установить Мой сайт в качестве канала доставки контента.)
• Сократите набор веб-частей в галерее веб-частей, чтобы участники не могли создавать совершенно разные страницы.
• Не позволяйте пользователям быть администраторами своих личных сайтов, чтобы избежать катастрофических последствий, таких как удаление своего собственного сайта.
• Расписание много времени и ресурсов для адаптивный дизайн Так как в этих случаях переделка стандартных элементов страницы SharePoint может быть сложной.

Планирование инфраструктуры для функций, которые могут быть включены

SharePoint предлагает множество интересных функций, которые легко включить. Но команды-победители не слепо отвечают на вызов сирены и использовать все доступные функции , Вместо этого они различают, какие функции принять. Они оценивают, что будет с их сотрудниками, и что они смогут поддержать при запуске и в долгосрочной перспективе. Они оценивают свою модель управления, структуру контента и планирование контента, прежде чем использовать дополнительные функции. Короче говоря, они признают свои возможности и ограничения и планируют соответственно.

Поиск и социальные особенности были две примечательные особенности, которые вызвали непредвиденное горе нашим победителям Ежегодного Интранет-дизайна. Их совет:

• Нанимайте библиотекаря или хотя бы библиотечную функцию для улучшения поиска. Мощные функции поиска SharePoint предоставляют возможности для сужения результатов поиска с использованием фильтры и смотрит на таксономию для определения граней. Библиотекари могут анализировать данные поиска, чтобы обеспечить большую ценность на странице результатов поисковой системы (SERP). Они могут определять наилучшие ставки, изменять порядок результатов, писать правила для включения и исключения контента, чтобы сделать поиск более точным, и определять управляемые свойства для всех источников контента.
• Сотрудникам нужно руководство о том, как использовать социальные функции такие как комментарии, рейтинги, блоги и каналы. Например:
  • Руководство должно официально санкционировать и использовать социальные функции, а политики должны быть доступны во внутренней сети.
  • Чтобы поощрить ответы читателей, добавьте вопрос или призыв к действию в конце всех статей.
  • Убедите чемпионов начать переговоры, чтобы устранить проблему «я не хочу быть первым».

Организация и управление пространствами для совместной работы

SharePoint облегчает создание групповых пространств, позволяя сторонним разработчикам создавать и поддерживать области для общения людей. Эти районы могут стать процветающими, дышащими экосистемами, которые помогают командам - ​​или темными бункерами, где информация старая, дублируется, похоронена и труднодоступна, особенно для людей, незнакомых с пространством. Сотрудники должны быть осведомлены о пространствах сотрудничества.
Если организации не будут осторожны, старая проблема с интранетом, которая заключается в том, что контент скрыт между различными сайтами интрасети, может легко привести ее уродливую голову в слегка измененную форму сегодня. Чтобы избежать этого:

• Убедитесь, что все содержимое пространства группы хорошо проиндексировано.
• Составьте план интеграции далеко идущего контента в ИА основной сети.
• Разработайте правила о том, когда создавать новые пространства. Поощряйте людей использовать существующее пространство, когда это возможно, вместо того, чтобы создавать новое.

Индивидуальный внешний вид требует некоторых усилий

Многие команды говорят, что важно, чтобы интрасеть имела собственный внешний вид и не была похожа на SharePoint. Чтобы добиться этого, некоторые победители использовали визуальных дизайнеров в штате или наняли консультантов. Но все они нуждались в разработчиках SharePoint для реализации своего фирменного стиля и желаемого внешнего вида.

Некоторым было легче реализовать свой брендинг, а другим было очень трудно. Те, кто хотел изменить макеты страниц, отметили, что на это ушло много часов. Для тех, кто не ожидал необходимости настраивать визуальные элементы интрасети, это затягивалось в проекте.

Мало ролей

Персонализация - это мощный способ подтолкнуть контент и скрыть его от людей в зависимости от их ролей. Хотя SharePoint допускает сложную персонализацию, многие победители говорят, что имея всего несколько ролей и избегая слишком большой детализации разрешений, можно сделать персонализацию управляемой и полезной.

Планирование обучения пользователей

Любой измененный UX может сбить с толку пользователей, даже если это лучший дизайн или они раньше использовали интрасеть на основе SharePoint. Личное обучение с ориентацией на нового сотрудника, продвижение функций, советы и короткие видеоуроки - вот лишь несколько способов, которыми победившие команды помогали своим пользователям.

У магазинов Microsoft может быть преимущество

Ваша ИТ-группа и другие сотрудники используют программное обеспечение Microsoft? Несколько групп были относительно довольны интеграцией между SharePoint и другими предложениями Microsoft, такими как Office 365. Победители сказали, что SharePoint обеспечил тесную интеграцию с существующими системами их организации. И для их пользователей знакомство было преимуществом производительности и принятия.

Это не означает, что вы не можете заставить SharePoint работать хорошо, если вы не магазин Microsoft, но это может быть немного сложнее.

Учиться у других

Победившие команды искал вдохновения в других великих интрасетях (через отчеты , статьи и подписки на локальные и глобальные сетевые группы) и настоятельно рекомендуем сделать это.

Заключение

У меня были отношения любви / неприязни с SharePoint в течение последних 15 лет. Неприязнь возникает из-за незапланированных, неконтролируемых, необузданных беспорядков, которые стоят денег, снижают производительность труда сотрудников и расстраивают мотивацию и моральный дух сотрудников.

Если у вас плохая интрасеть в SharePoint, есть много обвинений. Но не валяться в этом. Подумайте об извлеченных уроках и советах победителей Ежегодного конкурса по разработке интрасети SharePoint Эти команды вырастили или укротили кобылу, которая является SharePoint, и побежали, чтобы выиграть Triple Crown для интрасетей. И вот тут появляется любовь.

(Для большего консультации по UX-дизайну с SharePoint см. отчет с подробными примерами и большим количеством скриншотов выигрышных дизайнов.)

Похожие

Комментарии